CASE: SENAC-SP e a Contratação de Serviços de TIC
O SENAC tinha uma dificuldade com relação a definição do modelo de contratação bens e serviços de TIC. Algumas barreiras internas precisavam ser vencidas para viabilidade dos projetos. Havia também indefinições no escopo da demanda, principalmente as relacionadas a contratação de Fábrica de Software, o que dificultava ainda mais a alta gestão de levar o projeto a diante e resolver o problema de negócio do órgão.
Neste sentido, o Instituto Protege desenvolveu uma metodologia de entrevistas estruturadas para diagnosticar efetivamente a demanda do cliente. Muito do que se dizia internamente foi de fato comprovado, mas a intenção do cliente foi sendo moldada após cada reunião e detalhamento das necessidades. Diversos cenários foram desenhados e apresentados. Modelos de contratações de TIC de outros órgãos foram explicados, no sentido de mostrar os benefícios e dificuldades de cada um. Mais de 20 editais foram minunciosamente avaliados e estudados em busca do melhor cenário para ser aplicado para a aquisição de uma Fábrica de Software.
Com base nestes levantamentos e realizando o cruzamento de dados com as necessidades, o cliente pode reavaliar a sua necessidade buscado não apenas olhar para o que era desejado no passado, mas também resolver os problemas que viriam com a implementação de um projeto desta magnitude e impacto. Assim, foram redimensionados os quantitativos de ponto de função, definida uma estratégia de contagem de Ponto de Função que amarrava a lógica da contratação para evitar surpresas na medição durante a gestão do contrato, principalmente durante a emissão das ordens de serviço que poderiam ter contagens divergentes por conta do conflito de interesses do prestador de serviços e o órgão, que teoricamente iria medir e realizar o serviço. Com apoio do Instituto Protege, houve a divisão dessa tarefa entre órgão e prestador para fins de validação quantitativa e qualitativa das demandas, evitando-se o risco de aplicação de um acórdão do TCU que em seu caso concreto vedava a possibilidade da mesma empresa medir e executar o contrato.
Como resultado final foi construído um modelo de contratação baseado nos melhores estudos de TIC e métodos ágeis da época, dentro das regras de negócio e do cenário interno x capacidade de gestão do cliente. Assim, um termo de referência, um edital, bem como todos os artefatos de planejamento foram elaborados em conjunto com o cliente para realizar a contratação da melhor empresa que atendesse o interesse público. A principal conclusão que o Instituto Protege obteve por meio desta ação foi de que nem sempre as expectativas x desejo x realidade podem ser consumados caso não exista a visão de um agente chamado “integrador”, onde este papel necessita levantar todos os riscos possíveis a nível de negócio, institucional, comunicação e gestão, antes de propor qualquer contratação para resolver um problema. Este papel pode ser realizado por um agente interno ou externo a organização, desde que se comprometa a falar, documentar e cruzar dados com todas as partes interessadas no processo. Foi neste ponto em que o instituto atuou, pois a comunicação interna não estava dando mais os resultados necessários para viabilizar o projeto que era estratégico para o órgão e estava com o tempo no limite de sua execução.
Ao final foi entregue um relatório analítico completo, contendo todos os dados da análise, documentos estudados, levantamento de riscos, cenários e arquivos que comprovaram a estratégia sugerida ao órgão, no sentido de fornecer os dados de melhor qualidade para uma tomada de decisão mais precisa e dentro da legislação vigente. Restou ao órgão apenas realizar os procedimentos de contratação e trâmites internos. Mesmo sem possuir regramento jurídico próprio de contratações de TIC, o SENAC SP pode com essa experiência utilizar as melhores práticas de governo baseada em contratações públicas e utilizar o trabalho como referência para outras contratações futuras.