Como a parceria entre o Instituto Protege e a Prefeitura de São Luís do Maranhão ajudou a essa Capital a se preparar para os desafios e oportunidades trazidos pela nova Lei de Licitações e Contratações Públicas.
O que você vai aprender neste case?
Sempre que uma nova lei entra em vigor, busca-se preencher lacunas normativas surgidas com novos fato. No caso da Lei 14.133, as mudanças trazidas são de grande envergadura e tem como um dos reflexos forte revisão dos processos de contratação pública, principalmente na fase de planejamento e na governança em geral. Tais desafios exigem racionalização de interpretações e detalhamento de estruturas e controles, sob o ponto de vista funcional e operacional, para os procedimentos regulados pela nova legislação.
Se suas atribuições estão relacionadas com o gerenciamento dos processos de licitação ou de contratos administrativos, é recomendável que você se inspire neste case, onde um de nossos clientes vem trabalhando para alcançar melhor desempenho e excelência na governança corporativa, maior transparência ativa e, principalmente, melhorando a profissionalização da gestão em seus procedimentos internos de contratação voltados para suas atividades finalísticas
O Desafio
Em meados de 2022, após identificar os grandes desafios postos pela Lei nº 14.133/21, a Prefeitura de São Luís concluiu que deveria aproveitar a oportunidade para proceder à revisão e aprimorar a padronização de seus processos de contratação. Tais processos ocorrem em parte centralizados na Comissão Permanente de Licitação e em parte distribuídos nas diversas Secretarias. Assim, atendendo a esta característica, os regulamentos deveriam ser elaborados tendo em vista fornecer também um roteiro de aplicação da Legislação, sempre que possível consolidando em um único documento, em linguagem acessível, as instruções necessárias a cada etapa do processo de contratação.
Quando procurou os serviços do Instituto Protege, os principais desafios que a Prefeitura apresentava eram:
- Necessidade de aprimoramento do seu corpo técnico
- Carências de mecanismos de padronização para os procedimentos de contratação não centralizados
- Necessidade de aprimoramento dos procedimentos de compras e contratações, para preservar a Prefeitura e seus gestores de falhas passíveis de sanções dos controles interno e externo.
A solução
A parceria entre o Instituto Protege e a Prefeitura de São Luís se iniciou para que os desafios fossem superados e resultados alcançados em suas contratações finalísticas. Foi com esse foco que a equipe de consultores do Instituto Protege coordenada pelo Professor Jacoby Fernandes propôs a divisão do trabalho em quatro etapas:
Diagnóstico, por meio de levantamento e análise da realidade da Prefeitura, boas práticas, dificuldades identificadas e procedimentos existentes, nas 27 Secretarias, por meio de questionários aplicados a nove perfis distintos de atuação, entrevistas e análise de processos completos de contratação;
Elaboração de fluxos de cada procedimento com a definição das principais atividades, competências e prazos para cada etapa do processo de contratação pertinentes aos trabalhos de requisição, planejamento e execução de licitação e de gestão de contratos.
Elaboração das minutas de regulamentos, em reuniões e trabalhos internos da equipe do Instituto Protege com a análise de procedimentos existentes, comparação com modelos jurídicos de boas práticas de gestão e redação da minuta de regulamento.
Elaboração de formulários, modelos de documento de formalização da demanda, de requisição, de estudos técnicos preliminares – ETP, de projeto básico, de termo de referência, de editais-padrão e contratos-padrão, com base nas melhores práticas existentes.
Capacitação dos agentes incumbidos de aplicar a norma.
Para a validação das propostas apresentadas foram desenvolvidas oficinas temáticas para apresentação e discussão das regras propostas nas minutas prévias e, após a redação final de cada instrumento com a consolidação de todas as contribuições ofertadas nas oficina temáticas, a previsão de aprovações formais pelas alçadas competentes da Prefeitura.
Registre-se que durante a execução dos serviços ocorreram diversas regulamentações da Lei 14.133, em especial no Governo Federal cujas regulamentações muitas vezes servem de parâmetro, balizamento para outros entes federativos. Tais evoluções foram sopesadas e sempre que adequado incorporadas no Regulamento proposto, inserindo-se normas de vanguarda moldadas à realidade institucional e necessidades das atividades finalísticas da Prefeitura de São Luís do Maranhão.
Dentre os resultados alcançados, destacam-se a melhoria na governança e gestão dos processos de licitação e de contratos, bem como uma maior padronização dos procedimentos desenvolvidos pelas várias Secretarias. Além disso, resultaram da análise desenvolvida, como subprodutos, sugestões de revisões estruturais, de processos e de aprimoramento para o corpo funcional.
Dessa forma, o Instituto Protege Escola Brasil entende que a implementação das medidas previstas representará um ganho significativo na eficiência e agilidade dos processos licitatórios e de gestão contratual da Prefeitura de São Luís – MA, mantendo a isonomia e a transparência necessária aos procedimentos, garantindo maior celeridade processual e um maior nível de segurança aos gestores públicos envolvidos.
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